Préparation du projet

• La période d’éligibilité du FSE débute à la date de réception d’une demande de financement recevable. Toutefois le financement communautaire ne peut pas intervenir sur une action qui est achevée à la date du dépôt de la demande de financement.
   
• N’hésitez pas à contacter le service instructeur en amont de l’élaboration de votre dossier. Son rôle est de vous faciliter la tâche ! Une notice relative au montage du dossier FSE a été réalisée afin de vous apporter les conseils nécessaires. N’hésitez pas à la consulter.
   
• Les fonds européens interviennent en complément d’autres fonds publics et privés. Pour ne pas perdre de temps et être le plus précis possible dans le montage financier de votre opération, vous pouvez contacter sans hésitation les cofinanceurs publics potentiels (Etat, Région Centre, Départements, autres collectivités, OPCA…), afin de savoir s’ils seraient en mesure de vous attribuer une subvention. Un projet n’étant jamais financé à 100 % par des fonds publics, il vous faudra prévoir un autofinancement.
   
• Il vous sera nécessaire de fournir des certificats de co-financement pour les apports financiers de tout organisme public et privé (y compris pour l’autofinancement). Ces certifications doivent mentionner :
  • l’intitulé de l'action et objet du financement (nature des dépenses prises en compte)
  • la période prise en compte au titre du financement (découpage par tranche annuelle de 12 mois maximum)
  • le montant octroyé (découpage par tranche annuelle de 12 mois maximum)
  • la référence de la délibération pour l'octroi de l'aide ou, à défaut, date de cette délibération
  • les modalités de l'octroi de l'aide (subvention, marché, mise à disposition de biens ou services)
  • les montants faisant l'objet de certifications devront correspondre au plan de financement du projet, détaillé par tranche annuelle.
     
• Les services instructeurs vérifieront l’intérêt de votre projet. Il est par conséquent nécessaire d’argumenter votre projet afin de justifier son éligibilité en terme qualitatif et quantitatif au vu des objectifs de la mesure du programme qui vous concerne et au vu des priorités transversales des fonds européens (égalité des chances entre les hommes et les femmes, développement durable, technologies de l’information et de la communication).
   
• Les fonds européens font l’objet d’évaluations. Le service instructeur pourra vous fournir la liste des indicateurs d’évaluation qui concerne votre projet. Il est utile de les renseigner le plus objectivement possible, lors du montage de votre dossier, afin qu’il y ait une cohérence avec les informations que vous transmettrez au moment du bilan de votre opération. Voir les mesures d’évaluation des fonds européens.
   
• L'ensemble des pièces demandées sont nécessaires pour l’instruction de votre dossier. Avant l’envoi de celui-ci, il est préférable de procéder à une dernière vérification afin de s’assurer que toutes les pièces sont incluses. De cette façon, vous gagnerez un temps précieux !
   
• Plusieurs services vont étudier votre dossier. Il est par conséquent nécessaire de fournir 3 exemplaires originaux au service instructeur (DRTEFP ou Conseil régional ou organisme intermédiaire) du Centre, avec une copie à la Direction départementale du travail, de l’emploi et de la formation professionnelle (DDTEFP), pour les projets départementaux. Pour identifier les destinataires, se reporter à la fiche mesure correspondant à votre projet accessible par le moteur d'identification du projet ou les axes prioritaires du PO FSE.
   

Instruction et décision

• L’instruction de votre dossier peut nécessiter des pièces ou informations complémentaires. Il est donc possible que le service instructeur vous contacte au cours de l’instruction.
   
• Ce n’est qu’à la réception de la notification de la décision Préfet de Région ou de l’organisme intermédiaire suite à l’avis du du comité de programmation, que vous pouvez être assuré d’obtenir le remboursement par le FSE des frais engagés sous réserve de la bonne réalisation de votre projet. Plus d’inquiétude à avoir sur ce sujet dès lors que votre opération se déroule conformément à ce qui est indiqué dans la convention rédigée en fonction du contenu de votre dossier de demande de subvention.
   

Réalisation du projet

Le suivi d’un dossier implique le respect de certaines obligations communautaires. Vous êtes donc invité à lire les engagements indiqués dans le dossier de demande de subvention et repris dans la convention.

• Si des changements significatifs interviennent dans la mise en œuvre du projet (changement des dates de réalisation, modification du plan de financement…), n’hésitez pas à consulter le service instructeur qui avisera des modifications envisageables de votre convention (Plus d'infos sur les conventions dans notre FAQ) par la voie d'un avenant.
   
• Il est demandé de mettre en place une comptabilité séparée du projet, l’identification claire de votre projet dans la comptabilité générale de votre structure étant obligatoire. Les règles d’éligibilité des dépenses sont relativement strictes et vous devrez justifier par des factures acquittées (Plus d'infos sur les factures dans notre FAQ) de l’ensemble des dépenses affectées à votre projet. Pour la prise en compte des dépenses et notamment des frais généraux, une notice relative au montage du dossier FSE été réalisée pour vous aider. Vous pouvez par ailleurs consulter votre service instructeur.
   
• L’Europe souhaite que l’on fasse savoir qu’elle investit des fonds dans notre région. Pour cela, il est nécessaire que vous respectiez les modalités de publicité précisant que votre projet a été cofinancé avec des crédits européens. Voir les obligations en matière de publicité.
   
• Chaque demande de versement de paiement – acompte ou solde - (s’appuyant sur des bilans d’exécution et des pièces comptables afférentes aux dépenses réalisées et attestant de la réalisation matérielle des actions) donne lieu à une vérification de service fait. Celle-ci peut être réalisée sur la base des pièces que vous avez fournies et/ou au sein de votre structure pour contrôler la réalité physique de votre projet. Votre projet peut, par ailleurs, faire l’objet de différents contrôles.
   
• Les versements effectués au titre du Fonds social européen prennent la forme :
  
  • d'acomptes du montant FSE prévisionnel, lors de la production d'un bilan intermédiaire,
  • du solde du dossier, lors de la production d'un bilan qualitatif, quantitatif et financier, après clôture de l'action.
     
• Archivage : Il est nécessaire de conserver l’ensemble des pièces relatives à votre projet jusqu’au 31 décembre 2021 (période indicative susceptible d’être prolongée).
   
• Pour toute interrogation au cours de la réalisation de votre projet, le service instructeur reste votre interlocuteur unique.